Wat is capture software?

Capture software of capturing zijn termen uit de wereld van document management. Veelal wordt er ook gesproken over scan software. Echter, officieel gezien is scannen een hele andere discipline dan capturing.

Verschil scanning en capturing
Het scannen van documenten betekent dat een analoog beeld wordt omgezet naar een digitaal beeld middels een scanner. Vaak zien we dat van een fysiek document een digitaal PDF of TIFF bestand wordt gemaakt. Het scanproces is daarmee afgerond en het document kan opgeslagen worden in een bepaalde map. Meestal wordt een document echter niet gescand om dit als ‘plaatje’ op te slaan in een map. Met andere woorden, er moet iets gebeuren met de gegevens in het document. Om dit te kunnen doen, moet duidelijk worden wat er in het document staat; de tekst moet herkend worden. Hiervoor wordt een techniek gebruikt die reeds in 1929 gepatenteerd is; Optical Character Recognition, beter bekend als OCR. Met behulp van deze techniek kan de tekst ´doorzoekbaar´ gemaakt worden.

 

 

 

 

 

 

 

Afbeelding van “The Reading Machine” gemaakt door Gustav Tauscheck in 1929.

Capturing
Capturing gaat echter veel verder dan alleen het doorzoekbaar maken van een tekst. Tijdens het capture proces wordt de tekst geïnterpreteerd. Gegevens worden van een bepaald document gehaald om deze te gebruiken in bepaalde applicaties. Als voorbeeld valt te denken aan het opzoeken van factuurgegevens van een factuur, om deze automatisch in een administratiepakket te plaatsen. Maar het proces kan ook gebruikt worden om een dossiernummer van een document te halen, zodat het document automatisch in het juiste digitale dossier kan worden opgeslagen. Er zijn allerlei technieken waarmee gegevens van een document kunnen worden gehaald, deze worden besproken in De Technieken.

Capturing wordt dus ingezet om automatisch gegevens van bepaalde documenten te kunnen halen. Met dit proces kan enorm veel tijd bespaard worden, aangezien het handmatige handelingen vervangt. Heel interessant dus voor bedrijven die kosten willen besparen op administratief werk.