Formulierverwerking

Naast facturen kunnen er allerlei andere documenten zijn waarvan de gegevens handmatig moeten worden ingevoerd in een bepaald systeem. Dit kan een tijdrovende klus zijn. Voorbeelden van dit soort documenten zijn contracten, certificaten, enquêteformulieren, dagstaten, maaltijdformulieren, etc. FormStorm is een flexibel systeem, dat goed ingezet kan worden om dit soort documenten automatisch uit te lezen en te verwerken.

Waarom automatische formulierverwerking?
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom u als organisatie overstapt op automatische formulierverwerking. Hieronder een opsomming van de meest voorkomende redenen.

Tijdsbesparing	Vervangen van menselijke handelingen
Foutenreductie	Mensen maken fouten, systemen voeren controles uit
Minder vervelend werk	Neemt vervelend werk uit handen
Proces optimalisatie	Gegevens zijn sneller beschikbaar
Milieubewust	Minder prints en fysiek vervoer van documenten
Kostenbesparing	Enorme besparing in directe en indirecte kosten

Hoe werkt formulierverwerking met FormStorm?
Indien u kiest voor formulierverwerking van FormStorm, dan verandert uw verwerkingsproces. Omdat er gewerkt wordt met digitale documenten in plaats van fysieke documenten, kunnen er een aantal efficiencyslagen gemaakt worden. Zo hoeven de documenten bijvoorbeeld niet meer opgeborgen te worden in een archiefkast. Hieronder ziet u hoe het totale proces verloopt als u kiest voor FormStorm.

1. Formulieren via post	Formulieren die via de post binnenkomen worden direct naar FormStorm gescand.
2. Formulieren via e-mail	Er wordt een e-mailadres aangemaakt (bijv. formulieren@bedrijf.nl). Mensen kunnen hun ingevulde formulieren naar dit e-mailadres sturen. FormStorm pakt de formulieren automatisch op zodra ze in de inbox komen.
3. Herkenning van gegevens	Zodra er formulieren in het systeem terecht komen, gaat het systeem automatisch aan de slag. Het systeem gaat op zoek naar de gewenste gegevens.
4. Verifiëren gevonden gegevens	Een gebruiker logt in om gegevens te controleren en/of aanvullen.
5. Gegevens opslaan	De gegevens van het formulier worden automatisch opgeslagen in de aangewezen applicatie.

Opmerking: dit is een voorbeeld van hoe wij het formulierverwerkingsproces kunnen inrichten. Heeft u andere wensen? Laat ze ons dan weten, onze inrichting is namelijk flexibel en wij denken graag met u mee.