Automatische factuurverwerking
Veel bedrijven boeken facturen nog handmatig. Dit kan een arbeidsintensief proces zijn, wat u als organisatie veel kosten oplevert. Met intelligente herkenningssoftware als FormStorm kunt u dit proces automatiseren.
Waarom automatische factuurverwerking?
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom u als organisatie overstapt op automatische factuurverwerking. Hieronder een opsomming van de meest voorkomende redenen.
| Tijdsbesparing | Vervangen van menselijke handelingen |
| Foutenreductie | Mensen maken fouten, systemen voeren controles uit |
| Minder vervelend werk | Neemt vervelend werk uit handen |
| Proces optimalisatie | Gegevens zijn sneller beschikbaar |
| Milieubewust | Minder prints en fysiek vervoer van documenten |
| Kostenbesparing | Enorme besparing in directe en indirecte kosten |
Hoe werkt automatische factuurverwerking met FormStorm?
Indien u kiest voor automatische factuurverwerking van FormStorm, dan verandert uw factureringsproces. Omdat er gewerkt wordt met digitale documenten in plaats van fysieke documenten, kunnen er een aantal efficiencyslagen gemaakt worden. Zo is het bijvoorbeeld niet meer nodig om een stempel op uw facturen te plaatsen. Ook hoeven facturen niet meer opgeborgen te worden in een archiefkast. Hieronder ziet u hoe het totale proces verloopt als u kiest voor FormStorm.
| 1. Facturen via post | Facturen die via de post binnenkomen worden direct naar FormStorm gescand. |
| 2. Facturen via e-mail | Er wordt een e-mailadres aangemaakt (bijv. facturen@bedrijf.nl). Leveranciers kunnen hun facturen naar dit e-mailadres sturen. FormStorm pakt facturen automatisch op zodra ze in de inbox komen. |
| 3. Herkenning van facturen | Zodra er facturen in het systeem terecht komen, gaat het systeem automatisch aan de slag. Het systeem gaat op zoek naar de gewenste gegevens. |
| 4. Verifiëren gevonden gegevens | Een gebruiker logt in om gegevens te controleren en/of aanvullen. |
| 5. Digitaal goedkeuringsproces | Nadat de factureren doorgezet zijn, komen ze automatisch in een digitaal goedkeuringsproces. Gedurende dit proces kunnen aangewezen personen de factuur goed- of afkeuren. |
| 6. Factuur boeken | Na goedkeuring van alle aangewezen personen, wordt de factuur automatisch geboekt in het administratiepakket. |
Opmerking: dit is een voorbeeld van hoe wij het automatische factuurverwerkingsproces kunnen inrichten. Heeft u andere wensen? Laat ze ons dan weten, onze inrichting is namelijk flexibel en wij denken graag met u mee.
